La vie d’une entreprise dans une grande ville telle que Lyon est rythmée d’imprévus et d’événements qui, s’ils ne sont pas accompagnés d’une stratégie de communication et de gestion suffisamment adaptée, peuvent être difficiles à appréhender. Parmi ces étapes importantes, le déménagement des bureaux d’une entreprise fait partie des plus sensibles. Cette phase cruciale dans l’évolution d’une société doit en effet être accompagnée de mesures de planification et d’organisation conformes au contexte du changement de lieu et à ses objectifs. Découvrez 5 conseils pour déménager ses bureaux à Lyon dans les meilleures conditions.

1. Une organisation logistique et administrative planifiée

Avant toute chose, pour déménager ses bureaux près de Lyon le plus sereinement possible, il est indispensable de suivre un agenda précis, de façon à :

• respecter vos engagements immobiliers ;
• avoir le temps de déménager le mobilier sans interrompre l’activité ;
• limiter le stress des équipes.

Dans un premier temps, vous devrez vous interroger sur vos motivations, de façon à optimiser le déménagement des bureaux de votre entreprise et réserver un avenir à succès à votre activité. Par exemple, si vos locaux sont trop petits par rapport à la croissance de votre activité, misez sur des espaces de travail plus grands ou sur des open spaces. Dans le cas d’une fusion, facilitez la transition en créant des espaces réservés à vos équipes, tout en encourageant le travail collaboratif avec vos nouveaux collaborateurs. Côté purement administratif, veillez à bien respecter le préavis du bail commercial en cours (délai d’au moins 6 mois). Il en va de même pour le nouveau bail : faites en sorte de faire suivre, voire chevaucher, les deux baux afin de garantir la continuité de votre activité. Vous évitez ainsi d’impacter vos équipes et assurez une transition douce qui sera mieux vécue par le personnel, comme par vos partenaires et clients.

2. Établir un plan de communication interne

Quelles que soient les raisons qui poussent votre entreprise à déménager ses bureaux (besoin d’un espace plus grand, fusion avec une autre société, emplacement inadapté…), vous devez en informer vos équipes en interne, et ce, dès que le choix des nouveaux locaux est acté. En effet, si les démarches administratives qui accompagnent le déménagement des bureaux d’une entreprise sont essentielles et nombreuses, le capital humain doit, lui aussi, être pris en considération. Il en va du bien-être de vos équipes et de leur faculté à rebondir et à s’adapter aux nouveaux lieux. Pour cela, une campagne de communication interne doit être assurée bien en avance, avec pour but de rassurer les collaborateurs et de répondre à l’ensemble de leurs questions.

Pour que le déménagement des bureaux de l’entreprise soit compris et soutenu par le personnel lyonnais, vous pouvez notamment :

• organiser une réunion d’information ;
• envoyer un courrier à toute l’équipe ;
• réaliser un affichage dans vos locaux ;
• aménager les plannings pour assurer la continuité des missions, sans rupture ;
• en cas de changement de région, définir un véritable plan RH pour assurer l’équilibre départs/embauches si nécessaire.

3. Déménager ses bureaux à Lyon sans fausse note grâce à un cahier des charges

Face aux nombreux bouleversements que suscite le déménagement des bureaux d’une entreprise, il est indispensable de réaliser un cahier des charges, dès la signature du bail. Ce document inclura un planning des actions, ainsi que les aspects logistique et humain de ce changement géographique. Vous pourrez également intégrer les éventuels travaux nécessaires dans les nouveaux locaux ainsi que l’aménagement des espaces de travail. En effet, déménager ses bureaux, ce n’est pas seulement vider l’ancien lieu, mais aussi investir les nouveaux locaux. Et cela ne se fait pas sans le transport des meubles et l’achat de nouveaux équipements.

4. Nommer un responsable du déménagement

Afin de coordonner les actions et veiller au respect du cahier des charges, la nomination d’un responsable du déménagement pourra s’avérer efficace. Celui-ci devra également rechercher les entreprises lyonnaises capables de vous accompagner à chaque étape (déménageurs, conseillers en aménagement…) et réaliser les formalités administratives (changement d’adresse, transfert d’internet, etc.). Pour déménager ses bureaux dans l’agglomération de Lyon et ses villes limitrophes (Villeurbanne, Décines-Charpieu, Tassin-la-Demi-Lune…) de nombreux prestataires peuvent être contactés, tels que Spark Office, spécialiste de l’aménagement.

5. Concrétisez le déménagement de vos bureaux d’entreprise avec un aménagement professionnel

Un déménagement est officiellement terminé une fois que l’aménagement des bureaux est effectué. Et qui dit transfert des locaux, dit nouveau départ. Pour l’occasion, pourquoi ne pas faire appel à un expert en mobilier professionnel tel que Spark Office ? Nos équipes basées à Lyon et dans l’ensemble du Rhône vous proposent un aménagement 100% personnalisé en fonction de la configuration de vos bureaux et de votre secteur d’activité. Open spaces, bureaux modernes et design, espaces de réunion, salles collaboratives : faire appel à une entreprise spécialisée vous permet de bénéficier des meilleures solutions d’aménagement sans contrainte. De quoi faciliter les dernières étapes du déménagement des bureaux de votre entreprise et booster le moral des troupes !