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Comment aménager un open space pour travailler en mode flex office ?

Name: Spark Office
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Comment transformer concrètement un open space traditionnel en un espace flex office fonctionnel et agréable ? Cet article vous guide pas à pas dans votre projet d’aménagement, de l’analyse des besoins au choix du mobilier, en passant par les erreurs à éviter.

Rappel des avantages et limites du flex office
Les 5 étapes pour réussir l’aménagement d’un open space en flex office
Répartition des espaces de travail dans le cas du flex office

Rappel des avantages et limites du flex office

Comme nous avons pu le voir dans notre article dédié au flex office, celui-ci présente des avantages non négligeables pour l’entreprise, mais il aura aussi ses limites. Afin que la mise en place de cette nouvelle forme de travail se passe au mieux, il nous semblait important de mettre en évidence les points de vigilance.

Avantages	Limites
✓ Réduction des coûts immobiliers (20-30%)	✗ Perte de repères et d’appropriation du poste de travail
✓ Adaptation naturelle au travail hybride	✗ Charge mentale liée à la recherche d’un poste
✓ Décloisonnement des équipes	✗ Risques de conflits sur les espaces prisés
✓ Impact environnemental positif	✗ Nécessite un accompagnement structuré
✓ Réappropriation de l’espace par le collectif

Les 5 étapes pour réussir l’aménagement d’un open space en flex office

Transformer un open space traditionnel en espace flexible demande une méthodologie rigoureuse. Le but étant de réadapter l’espace disponible pour qu’il convienne au flex office, c’est-à-dire à un principe de postes de travail non nominatifs. Voici les étapes essentielles pour garantir le succès de votre projet.

1. Analyser les besoins et usages de vos collaborateurs
2. Calculer le bon ratio postes/collaborateurs
3. Choisir du mobilier adapté et modulable
4. Prévoir des zones pour les différentes formes d’activités
5. Soigner l’acoustique et la luminosité

Bureau réglable en hauteur permettant de travailler en position debout, mettant en évidence les avantages ergonomiques et de santé associés à l'adoption de cette posture au travail, avec un design moderne et fonctionnel.

1. Analyser les besoins et usages de vos collaborateurs

Menez des enquêtes anonymes pour comprendre :

- Combien de jours de présence par semaine ?
- Quelles activités réalisent-ils sur site ? (concentration, réunions, brainstorming…)
- Quelles sont les attentes ou exigences concernant leur poste de travail ? (personnalisation, accessoires spécifiques)

Observez également les comportements spontanés. Quels jours sont saturés ? Lesquels restent vides ? Qui laisse des effets personnels ? Ces données objectives complètent les déclarations.

2. Calculer le bon ratio postes/collaborateurs

Le dimensionnement est crucial. Trop de postes et vous n’optimisez rien. Pas assez et c’est l’anarchie chaque matin.

La formule de base : Nombre de postes = Nombre de collaborateurs × Taux de présence × Coefficient de foisonnement

Le taux de présence moyen en mode hybride oscille entre 50 et 70%. Le coefficient de foisonnement (généralement 0,8 à 0,9) prend en compte les absences pour congés, déplacements ou arrêts maladie.

Exemple concret : Vous avez 100 collaborateurs avec un taux de présence de 60% et un coefficient de 0,85. Calcul : 100 × 0,60 × 0,85 = 51 postes nécessaires.

Vous économisez ainsi 49 postes par rapport à une configuration traditionnelle. Prévoyez une marge de sécurité de 10% les premiers mois pour ajuster selon les retours d’usage.

3. Choisir du mobilier adapté et modulable

Le mobilier fait toute la différence entre un flex office agréable et un espace impersonnel et inconfortable.

Vous allez devoir équiper chaque poste avec des équipements spécifiques afin qu’ils puissent s’adapter à tout le monde.

Des bureaux et fauteuils de bureau professionnel qui permettent à chaque utilisateur d’ajuster la hauteur à sa morphologie et de varier les réglages.
Des solutions de rangement mobile résolvent la question du stockage. Chaque collaborateur dispose d’un casier personnel (locker) pour ses affaires. Les caissons à roulettes permettent de déplacer ses documents vers le poste choisi.
Des accessoires fixes réglables pour offrir la flexibilité nécessaire. Chaque poste dispose d’un écran externe (24 à 27 pouces), d’une station d’accueil USB-C pour connecter rapidement son ordinateur portable, d’un clavier et souris ergonomiques.

Privilégiez la qualité à l’économie de court terme. Un siège ergonomique coûte plus cher mais préserve la santé des collaborateurs et dure plus longtemps.

4. Prévoir des zones pour les différentes formes d’activités

Un flex office performant propose une variété d’espaces adaptés aux différents moments de la journée, notamment parce que les différents pôles de l’entreprise vont se côtoyer dans l’open space. Ils ne doivent donc pas se déranger. Pour cela il faut donc en plus des salles de réunion et de convivialité relativement standards prévoir des espaces de concentration.

Ces espaces de concentration sont essentiels pour le travail en profondeur. Ils peuvent prendre la forme de cabines acoustiques individuelles, d’alcôves semi-fermées ou de phone booths.

L’équilibre entre ces zones dépend de votre activité et des réponses à votre questionnaire de départ.

5. Soigner l’acoustique et la luminosité

Ces deux paramètres impactent directement le confort et la productivité.

→ L’acoustique est le point noir de nombreux open spaces. Prévoir des panneaux acoustiques muraux, des plafonds absorbants et des matériaux textiles pour éviter trop de réverbération.

→ La luminosité influence l’humeur et la fatigue visuelle. Maximisez la lumière naturelle en dégageant les abords des fenêtres. Complétez avec un éclairage artificiel de qualité : température de couleur adaptée (4000K en journée), intensité réglable, pas d’éblouissement.

Répartition des espaces de travail dans le cas du flex office

Transformez le bureau pour proposer le flex office demande une véritable réflexion sur la répartition de l’espace. Moins de monde dans les bureaux ne signifient pas forcément qu’il faut supprimer la salle de pause, ou la salle de réunion. Tout est une question de répartition de la surface.

Voici les clés de répartition possible pour réussir votre projet :

Type d’espace	Caractéristiques	Usages principaux	Proportion recommandée
Postes de travail	Bureaux opérateurs desk avec écran, connexions, sièges ergonomiques	Travail individuel quotidien, emails, appels non confidentiels	50-60% des surfaces
Salles de réunion	Equipées visio, écran partagé, tableau blanc	Réunions clients, comités de direction, présentations officielles	10-15% des surfaces
Zones de détente	Fauteuils d’accueil confortables, machine à café, coin lecture	Pauses, déjeuners, moments de décompression	5-10% des surfaces
Espaces de concentration	Cabines acoustiques, alcôves fermées	Travail en profondeur, rédaction, analyse nécessitant calme absolu	15-20% des surfaces
Phone booths	Cabines insonorisées individuelles	Appels confidentiels, visioconférences personnelles	1 pour 15-20 personnes

Ces proportions s’ajustent selon votre secteur d’activité. L’important est de proposer le bon espace au bon moment. Un collaborateur doit pouvoir choisir l’environnement adapté à son activité du moment.

Cabine acoustique installée dans un environnement de bureau, illustrant son intégration harmonieuse et son efficacité pour réduire les nuisances sonores.

Quel mobilier choisir pour un flex office fonctionnel ?

Le mobilier conditionne le confort et l’efficacité du flex office. Voici les éléments essentiels à privilégier.

Postes de travail ergonomiques et ajustables

Bureau réglable en hauteur DYNAMIC permettant de travailler en position debout, mettant en avant les avantages ergonomiques et de santé associés à l'utilisation de bureaux debout pour une posture dynamique et améliorée au travail. Les bureaux assis-debout électriques représentent un investissement initial mais un confort inégalé. Chaque utilisateur règle la hauteur selon sa taille en quelques secondes. Cette variation de posture réduit les troubles musculo-squelettiques.

Pour les budgets contraints, les plateaux réglables manuellement ou les convertisseurs posés sur bureau classique offrent une alternative.

Sièges ergonomiques avec réglages lombaires, accoudoirs ajustables et assise profonde adaptable. Budget : 300 à 600€ par siège pour une qualité professionnelle.

Solutions de rangement adaptées

Détail du caisson dans l'open space chez Carbogen Amcis, équipé d'un coussin sur le dessus pour une utilisation polyvalente comme assise supplémentaire ou espace de rangement pratique. Les casiers personnels (lockers) sont indispensables. Dimensions recommandées : hauteur 40 cm, largeur 40 cm, profondeur 50 cm. Prévoir un par collaborateur, avec serrure à code ou badge.

Les caissons mobiles sur roulettes permettent de déplacer ses affaires vers le poste choisi. Format compact pour passer sous le bureau. Des armoires collectives accueillent les archives et fournitures communes.